Anggaran sudah disetujui, peserta sudah dipilih, tanggal sudah cocok. Lalu pengadaannya berhenti di satu titik yang jarang diantisipasi: vendor meminta pembayaran di muka, sedangkan bagian pengadaan tidak bisa mencairkan dana tanpa berkas yang lengkap lebih dulu. Keduanya benar menurut prosedur masing-masing, dan pelatihannya yang tertunda.
Jalan keluarnya bukan menawar harga, melainkan memahami berkas apa yang sebenarnya dibutuhkan dan kapan uang berpindah.
Yang diminta pengadaan biasanya dokumen komitmen, bukan NPWP
Banyak yang mengira hambatan pertamanya NPWP. Dalam praktiknya yang menggerakkan proses adalah dokumen komitmen: purchase order, SPK, surat penawaran yang sudah ditandatangani, atau persetujuan lewat surel dari domain resmi perusahaan. Dokumen itulah yang menjadi dasar penerbitan invoice dan pencatatan kewajiban di sisi pembeli.
Karena itu, pertanyaan yang lebih berguna di awal pembicaraan bukan "NPWP-nya berapa", melainkan "dokumen komitmen bentuknya apa, dan siapa yang menandatangani".
Dua hal pajak yang membuat nominal transfer berbeda dari invoice
Ini bagian yang paling sering memicu selisih pencatatan.
Pertama, jasa pelatihan adalah objek PPh Pasal 23. PMK 141/PMK.03/2015 memuat daftar jasa lain yang dipotong PPh Pasal 23, dan "jasa pelatihan dan/atau kursus" ada di dalamnya pada Pasal 1 ayat (6) huruf be. Tarifnya 2 persen dari jumlah bruto, tidak termasuk PPN. Artinya pembeli yang berstatus pemotong tidak mentransfer sebesar nilai tagihan, lalu menyerahkan bukti potong kepada penyedia jasa. Kalau ini tidak dibicarakan di awal, invoice akan terlihat kurang bayar padahal tidak.
Ingin mendalaminya lebih terstruktur? Taalenta punya kelas Making Your First Marketing Strategy For Your Business, For The Company.
Kedua, tarifnya naik kalau penerima tidak ber-NPWP. Pasal 1 ayat (7) pada aturan yang sama menetapkan pemotongan 100 persen lebih tinggi bagi penerima imbalan yang tidak memiliki NPWP. Jadi NPWP tidak menentukan bisa atau tidaknya transaksi berjalan, tetapi menentukan besar potongannya.
Satu hal lagi yang perlu diketahui sejak awal: Taalenta berstatus non-PKP dan tidak menerbitkan faktur pajak. Bagian pengadaan yang terbiasa menunggu faktur pajak sebelum menutup berkas sebaiknya mengetahui ini di muka, supaya berkasnya tidak menggantung menunggu dokumen yang memang tidak akan terbit.
Kalau termin memang dibutuhkan
Untuk pendaftaran atas nama perusahaan, Taalenta menyediakan Pembayaran Tempo, yaitu skema bayar belakangan dengan jatuh tempo 30 hari sejak invoice terbit. Mekanismenya:
- Dipilih sebagai metode pembayaran saat checkout pendaftaran kolektif, lalu diisi nama perusahaan. NPWP tidak wajib.
- Dokumen komitmen dilampirkan, dan boleh menyusul setelah checkout. Selama dokumen itu belum masuk, pengajuannya tetap tercatat, hanya aktivasi akses kelasnya yang menunggu.
- Tidak ada batas minimum peserta. Satu peserta pun bisa, sepanjang pendaftarannya atas nama perusahaan.
- Perusahaan yang rekam jejak pembayarannya baik dan datanya lengkap mendapat jalur yang lebih cepat, termasuk kelonggaran pada syarat dokumen. Nilai yang besar tetap ditinjau manusia.
- Pengingat jatuh tempo dikirim ke penanggung jawab pada H-7, H-1, dan setelah lewat jatuh tempo.
Yang perlu dicatat di sisi perencanaan: sertifikat peserta terbit setelah pembayaran diterima. Jika kelas selesai sementara pelunasan belum masuk, sertifikat tertahan dan verifikasi publiknya menyatakan belum terdaftar. Kalau sertifikat dibutuhkan untuk audit, akreditasi, atau syarat proyek dengan tenggat tertentu, tanggal pelunasan sebaiknya dihitung mundur dari tenggat itu, bukan dari tanggal kelas berakhir.
Termin memindahkan urutan pembayaran, bukan menghapus kewajibannya. Selama ketiga hal di atas dibicarakan sebelum pendaftaran dikunci, yaitu dokumen komitmen, mekanisme potongan pajak, dan tenggat sertifikat, pengadaan pelatihan biasanya berhenti menjadi mata rantai yang paling lambat.