Di banyak pabrik di Indonesia, gugus QCC dinilai dari seberapa rapi mereka mengikuti "delapan langkah". Persoalan muncul ketika dua anggota membuka dua rujukan berbeda: satu menemukan delapan langkah, satu lagi menemukan tujuh. Perdebatan lalu bergeser dari masalah produksi ke urusan format.
Jawaban singkatnya, jumlah langkah itu memang tidak pernah baku. Yang baku adalah logika di bawahnya, dan logika itu yang menentukan apakah perbaikan Anda bertahan atau kembali lagi tiga bulan kemudian.
Dari mana daftar itu berasal
Gugus mutu pertama dibentuk di Jepang pada 1962. Kaoru Ishikawa mendorong pembentukan QC Circle lewat Japanese Union of Scientists and Engineers, dan majalah Genba To QC terbit perdana pada April tahun itu sebagai basis gerakannya.
Penyebarannya ke Indonesia lewat jalur Asian Productivity Organization, organisasi antarpemerintah berkantor pusat di Tokyo yang berdiri pada 1961. Indonesia termasuk negara anggotanya, bersama Korea Selatan, Taiwan, Singapura, Malaysia, Filipina, India, Thailand, dan beberapa lainnya.
Karena metode ini menyebar lewat pelatihan, konvensi, dan materi pelatihan masing-masing negara, bukan lewat satu naskah standar tunggal, tiap organisasi memoles penomorannya sendiri. Di situlah selisih angka itu lahir.
Tujuh langkah, dan empat di antaranya masih perencanaan
Handbook QCC terbitan APO menyusun QC Story dalam tujuh langkah, lalu memetakannya ke siklus PDCA seperti ini:
Ingin mendalaminya lebih terstruktur? Taalenta punya kelas Continuous Improvement: Toyota Production System & PDCA Implementation.
| Fase PDCA | Langkah |
|---|---|
| Plan | 1. Pemilihan tema |
| Plan | 2. Memahami kondisi saat ini dan menetapkan sasaran |
| Plan | 3. Menyusun rencana kegiatan |
| Plan | 4. Analisis penyebab |
| Do | 5. Menentukan dan menjalankan penanggulangan |
| Check | 6. Menilai efektivitasnya |
| Act | 7. Standardisasi dan pencegahan berulang |
Perhatikan sebarannya. Empat dari tujuh langkah berada di fase Plan, dan hanya satu langkah yang benar-benar berisi tindakan di lantai produksi.
Itu bukan kebetulan, dan itu bagian paling sering dilanggar. Gugus yang langsung melompat ke langkah 5 karena penyebabnya terasa sudah jelas sedang melewati lebih dari separuh metodenya. Versi delapan langkah yang lazim dipakai di industri Indonesia umumnya hanya memecah langkah kedua menjadi dua bagian, yaitu memahami kondisi dan menetapkan sasaran secara terpisah. Isinya sama, penomorannya saja berbeda.
Jadi kalau tim Anda memakai delapan dan rujukan lain memakai tujuh, tidak ada yang keliru. Yang perlu dipastikan bukan angkanya, melainkan apakah keempat kegiatan perencanaan itu benar-benar dikerjakan dengan data, bukan dilewati dengan asumsi.
Daftar alat bantunya lebih seragam daripada yang dikira
Untuk tujuh alat bantu, kabarnya justru lebih melegakan. Tiga rujukan yang sama-sama kredibel sepakat pada inti yang sama: diagram sebab akibat, check sheet, peta kendali, histogram, diagram pareto, diagram pencar, dan stratifikasi.
Perbedaannya ada di pinggiran, dan hanya itu:
| Rujukan | Perbedaannya |
|---|---|
| ASQ | memakai daftar klasik di atas, tetapi mencatat bahwa daftar yang lebih mutakhir kerap mengganti stratifikasi dengan flowchart, kadang run chart |
| Handbook APO | memuat seluruh daftar klasik, ditambah grafik sebagai pos tersendiri, dan menggabungkan peta kendali dengan alat pelengkap |
| Jurnal industri Indonesia | memakai daftar klasik apa adanya, termasuk stratifikasi |
Artinya, kalau Anda menguasai tujuh alat klasik itu, Anda sudah aman di forum mana pun. Yang berubah antar rujukan hanya tambahan di ujung daftar.
Yang sebenarnya perlu dijaga
Alasan metode ini memakai prosedur sama sekali bukan soal kerapian administrasi. Handbook APO menyebutkan alasannya dengan tegas: dalam pemecahan masalah, penilaian harus bersandar pada bukti yang dikumpulkan dari pengamatan, bukan pada pengalaman dan naluri semata. Operator diminta mengamati kondisi, mengumpulkan data, lalu menganalisis dengan data itu.
Di situ pula alat bantu menemukan tempatnya. Alat melayani langkah, bukan sebaliknya. Diagram pareto berguna saat Anda sedang memilih prioritas di langkah awal. Diagram sebab akibat berguna saat Anda sedang menganalisis penyebab. Peta kendali berguna saat Anda sedang memastikan hasil bertahan setelah standardisasi. Memakai ketujuhnya sekaligus dalam satu presentasi tidak membuat analisis lebih kuat, hanya lebih panjang.
Ukuran keberhasilan gugus mutu bukan kelengkapan format lembar presentasinya, melainkan apakah masalah yang sama masih muncul pada periode berikutnya.
Sumber
- Union of Japanese Scientists and Engineers (JUSE), Prof. Ishikawa and Quality Control, arsip resmi JUSE: https://www.juse.or.jp/english/archives/pdf/Ch08_Ver2a_150803.pdf
- Asian Productivity Organization, Handbook for TQM and QCC, Volume II: http://artoflean.com/wp-content/uploads/2019/01/Handbook-for-TQC-and-QCC-Volume-II-copy.pdf
- American Society for Quality (ASQ), Seven Basic Quality Tools, ditinjau Desember 2024: https://asq.org/quality-resources/seven-basic-quality-tools
- Tarihoran, N., Siregar, K., Ishak, A., "Analisis Pengendalian Kualitas pada Proses Perebusan dengan Menerapkan QCC di PT. XYZ", Jurnal Teknik Industri USU, vol. 3 no. 1, 2013: https://www.neliti.com/publications/219366/