Banyak wajib pajak mengira pekerjaan paling berat di Coretax adalah mengisi SPT. Kenyataannya, hambatan pertama sering muncul jauh sebelum itu, yaitu saat harus menyiapkan sertifikat elektronik, membuat passphrase, dan menentukan siapa saja yang boleh memegang akun. Coretax resmi berlaku sejak Januari 2025, dan sejak saat itu keluhan seperti "dokumen tidak bisa ditandatangani" atau "lupa passphrase" menjadi cerita yang rutin terdengar di ruang konsultasi pajak.
Persoalannya bukan sekadar teknis. Fondasi akun yang keliru bisa membuat faktur gagal terbit, SPT tertahan, atau justru akses perusahaan jatuh ke tangan yang salah. Karena itu, memahami tiga hal dasar ini sama pentingnya dengan memahami aturan pajaknya sendiri.
Kalau tujuan akhirnya mengajukan KSWP, cek dulu kesiapannya lewat alat Cek Kesiapan KSWP (Status Wajib Pajak). Tanpa perlu masuk akun.
Passphrase Bukan Sekadar Password Kedua
Passphrase kerap disamakan dengan kata sandi login biasa, padahal fungsinya berbeda. Passphrase adalah kata sandi khusus yang bekerja sebagai tanda tangan elektronik di dalam sistem Coretax. Ia dipakai untuk melegalisasi dokumen penting, mulai dari pelaporan SPT hingga pengajuan berbagai permohonan.
Untuk mendapatkannya, wajib pajak masuk ke menu "Portal Saya", lalu memilih "Permohonan Kode Otorisasi atau Sertifikat Digital", dan menentukan jenis "Kode Otorisasi DJP". Di tahap inilah passphrase dibuat. Ketentuannya cukup ketat: minimal delapan karakter, mengandung huruf kapital, huruf kecil, angka, dan karakter khusus. Beberapa simbol tertentu juga tidak diperbolehkan. Setelah proses selesai, sistem menampilkan notifikasi bahwa sertifikat digital berhasil dibuat.
Ingin mendalaminya lebih terstruktur? Taalenta punya kelas Paham CoreTax : Menyederhanakan Proses Pajak di Tahun 2026.
Kalau Lupa, Tidak Ada Tombol "Lihat Passphrase"
Ini bagian yang paling sering bikin panik. Coretax menyimpan passphrase dengan enkripsi satu arah, sehingga sistem sengaja tidak menyediakan fitur untuk melihat kembali passphrase yang sudah dibuat. Artinya, sekali lupa, tidak ada jalan pintas untuk mengintipnya.
Solusinya bukan reset dalam arti memulihkan yang lama, melainkan mengajukan ulang kode otorisasi dan membuat passphrase baru lewat menu yang sama. Perlu dicatat, mekanisme ini otomatis menonaktifkan passphrase lama, jadi kata sandi sebelumnya tidak lagi bisa dipakai untuk menandatangani dokumen. Situasi jadi lebih rumit bila email atau nomor telepon yang terdaftar sudah tidak bisa diakses. Dalam kondisi itu, wajib pajak diminta datang ke Kantor Pelayanan Pajak tempatnya terdaftar untuk verifikasi identitas secara langsung sebelum akun bisa ditautkan ke kontak baru. Repot, dan bisa memakan waktu di tengah tenggat pelaporan.
Soal Siapa yang Boleh Pegang Akun: PIC dan Impersonate
Untuk wajib pajak badan, ada lapisan tambahan yang tidak kalah penting. Ketika sebuah badan pertama kali terdaftar di Coretax, salah satu pengurus otomatis ditetapkan sebagai penanggung jawab atau PIC. PIC ini memiliki hak akses penuh dan seluruh peran atas akun badan saat menjalankan fitur impersonating.
Yang menarik, PIC tidak harus mengerjakan semuanya sendirian. Ia bisa memberikan hak akses terbatas kepada pihak terkait, misalnya pegawai atau kuasa, dengan batasan peran yang jelas. Ada yang hanya diberi kewenangan membuat dan menandatangani faktur, ada yang sebatas membuat bukti potong, ada pula yang hanya menyusun laporan SPT. Setiap individu tetap wajib melakukan autentikasi pribadi dan memegang kode otorisasi yang bersifat rahasia. Pemisahan peran seperti ini bukan formalitas, tetapi bentuk kontrol internal yang menekan risiko akses oleh pihak yang tidak berwenang.
Kenapa Fondasi Ini Menentukan
Kerapian di awal menentukan kelancaran di kemudian hari. Passphrase yang dicatat dengan disiplin, sertifikat yang aktif, dan pembagian peran yang tertata membuat kewajiban perpajakan berjalan tanpa drama saat tenggat mendekat. Sebaliknya, akun yang fondasinya berantakan cenderung menimbulkan masalah beruntun yang justru memakan lebih banyak waktu.
Digitalisasi pajak memang menjanjikan proses yang lebih ringkas, tetapi kemudahan itu hanya terasa bagi mereka yang menyiapkan dasarnya dengan benar. Menguasai administrasi akses ternyata sama krusialnya dengan menguasai substansi pajak itu sendiri.
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak, Panduan Lengkap Penggunaan Aplikasi Coretax: Cara Membuat Akun, Password, dan Passphrase, pajak.go.id
- Direktorat Jenderal Pajak, Coretax DJP: Sediakan Fitur Impersonate dan Assign Role untuk Jalankan Peran Badan dan Instansi Pemerintah, pajak.go.id
- Ortax, Cara Mengajukan Sertifikat Elektronik dan Kode Otorisasi DJP di Coretax, ortax.org
- IDN Times, Cara Mengatasi Lupa Passphrase di Coretax dengan Aman, idntimes.com