Tombol Analyze Data ditekan, panel terbuka, lalu hasilnya kosong atau tidak nyambung dengan pertanyaan. Refleks pertama biasanya menyalahkan kecerdasan mesinnya. Padahal sebagian besar penolakan itu punya sebab yang tertulis jelas di dokumentasi Microsoft, dan hampir semuanya soal bentuk data, bukan soal kualitas pertanyaan.
Syarat bentuk: tabel, dan satu baris judul kolom
Analyze Data bekerja paling baik pada data yang sudah diformat sebagai Excel table. Pintasannya Ctrl+T setelah kursor berada di dalam rentang data.
Judul kolomnya harus satu baris berisi label yang unik dan tidak ada yang kosong. Dua baris judul yang bertingkat, sel yang digabung, dan tabel silang adalah tiga bentuk yang paling sering membuat fiturnya menyerah. Untuk data yang memang bertingkat, ubah dulu bentuknya lewat Power Query, baru dianalisis.
Kalau sel gabungan dipakai hanya untuk memusatkan judul laporan, ada gantinya yang tidak merusak struktur: tekan Ctrl+1, lalu pilih Alignment, Horizontal, Center Across Selection. Tampilannya sama, strukturnya tetap utuh.
Empat batas keras yang tidak bisa dinegosiasi
- 1,5 juta sel. Analyze Data tidak mendukung set data di atas angka itu, dan sampai sekarang tidak ada jalan pintasnya. Yang bisa dilakukan hanya memfilter data lalu menyalin hasilnya ke lokasi lain.
- Format berkas. Fitur ini tidak jalan saat Excel berada di mode kompatibilitas, yaitu ketika berkasnya masih berformat .xls. Simpan ulang sebagai .xlsx, .xlsm, atau .xlsb.
- Tanggal berbentuk teks. Nilai seperti 2017-01-01 yang tersimpan sebagai teks akan dianalisis sebagai teks, bukan tanggal. Perbaikannya: buat kolom baru memakai fungsi DATE atau DATEVALUE, lalu beri format tanggal.
- Bahasa. Analyze Data tersedia bagi pelanggan Microsoft 365 dalam bahasa Inggris, Prancis, Spanyol, Jerman, Mandarin aksara sederhana, dan Jepang. Bahasa Indonesia tidak ada di daftar itu, jadi pertanyaan bahasa alami perlu ditulis dalam salah satu bahasa yang didukung. Microsoft juga menyebut fungsi pertanyaan bahasa alami digulirkan bertahap dan mungkin belum tersedia di semua negara.
Kadang memang tidak ada yang bisa ditemukan
Ini bagian yang jarang disampaikan. Analyze Data tidak mencari apa saja; ia mencari empat kelas wawasan tertentu, yaitu peringkat, tren, pencilan, dan mayoritas. Kalau data Anda kebetulan tidak memuat salah satunya, panelnya wajar saja kosong meski semua syarat di atas sudah dipenuhi. Itu bukan tanda data Anda buruk.
Ingin mendalaminya lebih terstruktur? Taalenta punya kelas Kelas Data Analysis & Dashboard Excel + AI .
Aturan tata letak lama yang masih menentukan
Panduan Microsoft soal menyusun data di worksheet usianya jauh lebih tua daripada fitur AI mana pun, tetapi justru aturan itu yang menentukan apakah sebuah rentang bisa dikenali mesin:
- Satu kolom berisi satu jenis isi, konsisten untuk semua baris.
- Hindari baris dan kolom kosong di dalam rentang data.
- Sisakan setidaknya satu baris dan satu kolom kosong antara rentang data dan data lain di lembar yang sama.
- Jangan menaruh data penting di kiri atau kanan rentang, karena bisa tersembunyi saat rentangnya difilter.
- Hindari spasi di awal atau akhir isi sel. Spasi itu mengacaukan pengurutan, pencarian, dan format. Untuk menjorokkan teks, pakai perintah Increase Indent.
- Pastikan tidak ada baris atau kolom tersembunyi sebelum mengubah rentang, karena data bisa terhapus tanpa sengaja.
Kalau yang dipakai Copilot, bukan Analyze Data
Copilot di Excel menulis perubahan langsung ke workbook. Karena itu Microsoft menyarankan kehati-hatian pada berkas yang sensitif atau dipakai bersama, dan mengingatkan bahwa perubahannya bisa dibatalkan atau dikembalikan lewat versi sebelumnya. Copilot berjalan baik dengan autosave menyala maupun mati; mematikan autosave berguna ketika Anda ingin bereksperimen tanpa perubahan ikut tersimpan.
Ada juga pemilih model di sudut kanan atas panel, dengan pilihan bawaan Auto. Pilihan model hanya berlaku untuk sesi yang sedang berjalan; begitu Excel ditutup, pengaturannya kembali ke model bawaan.
Kesimpulan praktisnya sederhana. Sepuluh menit merapikan bentuk data lebih menentukan hasil daripada memoles kalimat perintah, dan daftar syarat di atas bisa diperiksa satu per satu sebelum menyalahkan mesinnya.
Sumber
- Microsoft Support, Analyze Data in Excel, https://support.microsoft.com/en-us/excel/analyze-data-in-excel
- Microsoft Support, Guidelines for organizing and formatting data on a worksheet, https://support.microsoft.com/en-us/excel/guidelines-for-organizing-and-formatting-data-on-a-worksheet
- Microsoft Support, Copilot in Excel tips, https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-tips