Menjawab pertanyaan "berapa penjualan bulan ini di area tertentu" bisa dilakukan dengan dua cara di Excel: rumus SUMIFS atau PivotTable. Keduanya benar. Bedanya ada pada apa yang terjadi ketika data bertambah, ketika pertanyaan berubah, dan ketika orang lain membuka berkas Anda.
Bedanya dalam satu tabel
| SUMIFS | PivotTable | |
|---|---|---|
| Hasil saat data sumber berubah | Langsung dihitung ulang | Perlu di-refresh |
| Pertanyaan baru (misalnya ganti area) | Tulis atau ubah rumus | Seret kolom ke area lain |
| Jumlah kondisi | Sampai 127 pasang rentang dan kriteria | Sebanyak kolom yang ada |
| Subtotal dan total | Dibuat sendiri | Dibuat otomatis |
| Cocok untuk | Satu angka di sel tertentu | Ringkasan per kategori |
SUMIFS: satu angka, selalu terbaru
Sintaksnya SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, ...). Perhatikan urutannya: rentang yang dijumlahkan ditulis lebih dulu. Menurut dokumentasi Microsoft, di SUMIFS argumen sum_range adalah yang pertama, sedangkan di SUMIF ia argumen ketiga, dan inilah sumber salah urut yang paling sering.
Beberapa aturan yang perlu diingat:
- Setiap rentang kriteria harus berukuran sama dengan rentang yang dijumlahkan, jumlah baris dan kolomnya.
- Kriteria berupa teks ditulis dalam tanda kutip. Tanpa itu, hasilnya bisa 0.
- Tanda tanya (?) cocok dengan satu karakter dan tanda bintang (*) cocok dengan sederet karakter. Untuk mencari tanda itu sendiri, awali dengan tilde (~).
Contoh: SUMIFS(D2:D500, B2:B500, "Yogyakarta", C2:C500, "Maret") menjumlahkan kolom D untuk baris yang kolom B-nya Yogyakarta dan kolom C-nya Maret.
PivotTable: banyak angka sekaligus
Microsoft menggambarkan PivotTable sebagai cara interaktif untuk meringkas data dalam jumlah besar. Excel membuat subtotal dan total akhir sendiri, dan Anda bisa mengurutkan, menyaring, serta mengelompokkan kolom tanpa menulis rumus.
Ingin mendalaminya lebih terstruktur? Taalenta punya kelas Belajar Membuat Dashboard di Excel dari Nol.
Syarat datanya: tersusun dalam kolom dengan satu baris judul, setiap kolom punya judul yang unik dan tidak kosong, serta tanpa sel yang digabung. Saat membuatnya lewat Insert, lalu PivotTable, Anda memilih tempatnya: New Worksheet atau Existing Worksheet.
Jebakan yang paling sering: lupa refresh
Kalau Anda menambah data ke sumber, PivotTable yang dibuat dari sumber itu perlu di-refresh. Caranya klik kanan di dalam PivotTable lalu pilih Refresh, atau tekan Alt+F5. Untuk memperbarui semua PivotTable di berkas, pilih Refresh All. Ada juga opsi "Refresh data when opening the file" di tab Data pada Options.
Dua hal lain yang membuat angka tampak tidak berubah:
- Data baru di luar rentang sumber. Microsoft menyarankan memakai tabel Excel atau rentang bernama dinamis sebagai sumber, karena rentang yang membesar ikut terbaca saat refresh.
- Format ikut berubah. Agar lebar kolom dan format sel tidak bergeser setiap refresh, centang "Autofit column widths on update" dan "Preserve cell formatting on update" di tab Layout & Format.
Cara memilih
Tanyakan tiga hal. Pertama, apakah yang Anda butuhkan satu angka atau satu tabel ringkasan? Satu angka di laporan tetap cocok dengan SUMIFS, tabel ringkasan cocok dengan PivotTable. Kedua, seberapa sering pertanyaannya berganti? Kalau sering, PivotTable lebih ringan karena tidak perlu menulis ulang rumus. Ketiga, siapa yang akan membaca? Rumus mudah dilacak per sel, PivotTable mudah dijelajahi.
Kalau lebih enak melihat penjelasannya langsung, ada klip dari kelas kami di https://taalenta.id/video/dbe-rumus-excel-panjang-pivot-table-jauh-lebih-cepat yang membandingkan rumus panjang dengan PivotTable.
Sumber
- Microsoft Support, SUMIFS function
- Microsoft Support, Overview of PivotTables and PivotCharts
- Microsoft Support, Create a PivotTable to analyze worksheet data
- Microsoft Support, Refresh PivotTable data