Kebanyakan orang mulai belajar Excel dengan cara yang sama: buka lembar kosong, lalu bingung harus mengetik apa. Padahal pekerjaan kantor sehari-hari berputar di sedikit sekali fungsi. Enam atau tujuh saja, sisanya variasi dan kombinasi dari yang itu-itu juga.
Yang jarang disebut tutorial: dua fungsi yang paling sering diajarkan sudah diganti Microsoft dengan yang lebih baru, dan satu kesalahan format bisa membuat rumus yang benar memberi jawaban yang salah tanpa satu pun pesan galat. Bagian terakhir itu biasanya baru ketahuan setelah laporannya terlanjur dikirim.
Enam fungsi yang menutup sebagian besar pekerjaan harian
SUM menjumlahkan satu rentang, ditulis =SUM(B2:B50). AVERAGE menghitung rata-ratanya dengan pola yang sama. Dua ini jarang bermasalah.
COUNT dan COUNTA yang sering tertukar, dan akibatnya merepotkan. COUNT hanya menghitung sel berisi angka. Dipakai pada kolom nama karyawan, ia memulangkan nol, bukan galat, sehingga terlihat seperti datanya memang kosong. Yang Anda butuhkan di situ COUNTA, yang menghitung semua sel tidak kosong.
MAX dan MIN mencari nilai terbesar dan terkecil. IF membandingkan sesuatu dengan syarat, misalnya =IF(C2>=75;"Lulus";"Tidak Lulus"). Perhatikan titik koma di situ. Kalau setelan wilayah di komputer Anda Indonesia, pemisah argumennya titik koma, sedangkan hampir semua tutorial berbahasa Inggris menuliskannya koma. Rumus yang disalin mentah dari internet gagal gara-gara hal sesepele ini, dan pesan galatnya tidak menjelaskan apa-apa.
Begitu IF terasa nyaman, SUMIF dan COUNTIF adalah langkah berikutnya yang paling cepat terasa gunanya: menjumlahkan atau menghitung hanya baris yang memenuhi syarat tertentu.
VLOOKUP atau XLOOKUP, tergantung versi Office di komputer Anda
XLOOKUP lebih sederhana daripada VLOOKUP. Ia tidak meminta nomor kolom, bisa mencari ke arah kiri, dan tidak ikut rusak ketika ada kolom disisipkan di tengah tabel.
Tapi jangan buru-buru membuang VLOOKUP. Dokumentasi Microsoft menyebut XLOOKUP tidak tersedia di Excel 2016 dan Excel 2019, dan dua versi itu masih banyak dipakai di kantor yang lisensinya belum diperbarui. Kalau berkasnya akan dibuka orang lain, VLOOKUP justru yang lebih aman. Cek dulu versi Office Anda lewat menu File lalu Account sebelum memilih.
Ingin mendalaminya lebih terstruktur? Taalenta punya kelas Excel Basic-Intermediate Gold.
Menggabungkan teks: CONCATENATE sudah bukan pilihan pertama
Banyak tutorial masih mengajarkan CONCATENATE. Microsoft sendiri sudah menggantinya dengan CONCAT sejak Excel 2016, dan menulis di dokumentasinya bahwa CONCATENATE hanya dipertahankan demi kompatibilitas, serta mungkin tidak tersedia lagi di versi Excel mendatang.
Untuk menggabungkan nama atau alamat, TEXTJOIN biasanya lebih praktis karena bisa menyisipkan pemisah sekaligus melewati sel kosong, jadi tidak ada koma menggantung di ujung. Dan untuk sekadar menempel dua sel, operator & sudah cukup: =A2&" "&B2.
Rumusnya benar, jawabannya salah
Ini bagian yang paling mahal dan paling jarang diajarkan. Excel menyimpan angka dengan presisi 15 digit, sementara NIK punya 16. Menempelkan NIK sebagai angka membuat digit terakhirnya berubah menjadi nol diam-diam, dan setelah berkasnya disimpan, Undo tidak bisa mengembalikannya. Hal yang sama menimpa NPWP, NITKU, nomor rekening, dan nomor resi. Pembahasan lengkapnya ada di batas 15 digit Excel dan kenapa NIK berubah jadi nol.
Penyebab kedua yang sering bikin VLOOKUP memulangkan #N/A padahal datanya jelas ada: spasi tak terputus yang ikut terbawa saat tabel disalin dari halaman web. Sekilas identik dengan spasi biasa, tapi TRIM tidak membersihkannya, karena TRIM hanya mengenal spasi biasa. Kalau dua teks terlihat sama persis tetapi tidak pernah cocok, curigai itu lebih dulu.
Urutan belajar yang masuk akal kira-kira begini: kuasai enam fungsi di atas sampai tidak perlu berpikir, lalu satu fungsi pencarian, lalu satu cara menggabungkan teks. Sesudah itu luangkan waktu memahami bagaimana Excel memperlakukan angka panjang dan teks hasil salinan. Bagian terakhir itu yang membedakan laporan yang rapi dari laporan yang harus diulang dari awal.
Referensi
- CONCATENATE function, Microsoft Support – https://support.microsoft.com/en-us/office/concatenate-function-8f8ae884-2ca8-4f7a-b093-75d702bea31d
- XLOOKUP function, Microsoft Support – https://support.microsoft.com/en-us/office/xlookup-function-b7fd680e-6d10-43e6-84f9-88eae8bf5929
- TEXTJOIN function, Microsoft Support – https://support.microsoft.com/en-us/office/textjoin-function-357b449a-ec91-49d0-80c3-0e8fc845691c